Hoe lang moeten officiële documenten bewaard worden?

In het beste geval zit alles netjes geklasseerd in ringmappen, in het slechtste geval vind je alleen maar bundeltjes papier, met of zonder omslag, samengehouden met elastiekjes en koordjes. Hoe dan ook: de boel barst uit zijn voegen. Met volgende uitleg ben je straks een heel eind op weg zijn om met de opruiming aan de slag te gaan. Neem er gerust de tijd voor en bekijk alle documenten goed alvorens ze te verbannen naar de papiermand.

Levenslang te bewaren

• Geboorte-, adoptie- of erkenningsakten.

• Globaal medisch dossier .
  Het gezondheidsboekje en het inentingsboekje, een bloedgroepkaart, een vaccinatiekaart, een bewijs van eventuele allergieën die je leven kunnen in gevaar brengen en andere belangrijke medische gegevens.

• Diploma’s en professionele certificaten.
• Andere schooldocumenten:
  
  Schooldocumenten van de Basisschool
  Bewaren: Het getuigschrift van het basisonderwijs. Dit om een vlotte overgang naar de Middelbare school te waarborgen.
  Niet bewaren: rapporten, boeken of schriften, huistaken, allerhande werken.
  
  Schooldocumenten van de Middelbare school
  Bewaren: Het getuigschrift van het einde van elke graad van de Middelbare school.
  Niet bewaren: rapporten, boeken of schriften, huistaken, allerhande werken.
  Uitzondering: de school moet ter inzage van de inspectie 3 leerlingen aanduiden die deze zaken moet bewaren tot het einde van het volgend schooljaar. De school zal je zoon of docht Bewaren: er dan ook persoonlijk verwittigen of hij/zij bij deze 3 leerlingen behoort.
  
  Schooldocumenten van het Hoger onderwijs
  Bewaren: Diploma’s, diplomasupplementen en professionele certificaten. Diplomasupplementen zijn documenten die sinds de invoering van het bachelor en masterdiploma steeds bij het diploma worden gevoegd. Ze bevatten informatie over de onderwijsorganisatie, de gekozen opleidingsmodaliteiten en zelfs de behaalde cijfers. Dit is een interessant gegeven omdat dit bij een sollicitatie als een extra troef kan naar voor gebracht worden.
  Ben je in de loop der jaren toch een diploma kwijtgeraakt, neem dan contact op met de Hogeschool of de Universiteit. Deze instellingen kunnen je een duplicaat bezorgen.

• Rijbewijs.
• Documenten met betrekking tot je burgerlijke staat.
  Trouwboekje, het huwelijkscontract, het samenlevingscontract, het echtscheidingsvonnis.

• Arbeidscontracten.
  Deze kunnen nuttig zijn om je curriculum Vitae op te stellen en/of om je loopbaan bij pensionering te bewijzen

• Notariële akten.
  Akten die door de notaris zijn opgesteld om een verkoop te bezegelen, een testament op te maken. Mocht je deze verliezen dan kan je levenslang bij het notariskantoor een duplicaat krijgen.

• Schenkingsbewijzen of schenkingsakten.
  Schenkingsbewijzen bewaar je het best om onenigheid tussen de mogelijke erfgenamen te vermijden en verdenkingen van de fiscus te kunnen rechtzetten. Bij de bank kan je tot 10 jaar terug gaan om een kopie van bankuittreksels te krijgen die een schenking bewijzen.

Testamenten en andere documenten met betrekking tot nalatenschap zoals aangifte succesrechten.

Te bewaren zolang je eigenaar bent

• Eigendomsakte van een onroerend goed.
• Aankoopfactuur van je wagen of moto.
• Boorddocumenten van je wagen of moto.

Te bewaren tot je gepensioneerd bent

• De jaarlijkse belastingsfiches van je werkgever.
• De jaarlijks uittreksels die je ontvangt waarop je loongegevens vermeld staan die dienstig zijn voor je pensioenberekening .

 10 jaar te bewaren

• Leningsovereenkomsten en betalingsbewijzen: de 10 jaar wordt gerekend vanaf de betaling van de laatste schijf.

• De hypothecaire acte en het betalingsbewijs.
• Documenten die betrekking hebben op de bouw- of renovatiewerken van een woning.
  Denk aan de contracten met de architect, de overeenkomsten met de verschillende aannemers en alle facturen en betalingsbewijzen van bv de metser, de loodgieter, de elektricien, de vloerder. De periode van 10 jaar gaat in vanaf de definitieve oplevering van de werken. Dit kan nuttig zijn mocht er zich een defect of schade voordoen aan de woning waarbij de deskundige nog 10 jaar aansprakelijk kan gesteld worden.

• Documenten die betrekking hebben op het beheer van mede-eigendom.
  Briefwisseling tussen de mede-eigenaar en de syndicus, briefwisseling tussen mede-eigenaars onderling, verslag van algemene vergaderingen.

• Bewijzen van kredietovereenkomsten en de betalingsbewijzen ervan.
• Aankoopborderellen van effecten.
  Heb je het effect nog niet verkocht dan spreekt het voor zich dat je het uiteraard langer zal bewaren.

• Medische schadedossiers.
  Hiermee bedoelen we dat je het schadedossier 10 jaar moet bewaren na het stopzetten van de laatste schadevergoeding.
  Let op: overleg de gevolgen van je aandoening of letsel goed met je behandelende specialist. Bewaar het dossier langer indien deze laatste melding maakt van eventueel nog te verwachten medische klachten.
• Inkomstenbewijzen van niet-belastbare uitkeringen.

Variabele termijnen

• Alle documenten met betrekking tot je belastbaar inkomen: bewijzen van je beroepsinkomsten, bewijzen van roerende inkomsten alsook de bewijzen van onroerende inkomsten. De verjaringstermijn van een belastingschuld is 5 jaar vanaf het verlopen van de betalingstermijn vermeld op het aanslagbiljet of na 2 maanden na het verzenden van het aanslagbiljet.
• Een kopie van de belastingaangifte.
• Bewijsstukken van de kosten die je fiscaal in mindering bracht op je belastingsaangifte.
• Aanslagbiljetten en betalingsbewijzen die je ontvangt van de overheid.
• BTW-documenten die nodig zijn voor de boekhouding.
  Deze werden aangepast met ingang van 1/1/2023. Lees hier de bijzonderheden.
  De verjaringstermijnen zijn nogal divers: soms 3 jaar, soms 7 jaar, en bij fraude zelfs 10 jaar.

5 jaar te bewaren

• Betalingsbewijzen van allerlei ontvangen uitkeringen.
  Betalingsbewijzen van loon, werkloosheid, ziektevergoeding, werkloosheidsuitkering, vakantiegeld, pensioenen, kinderbijslag, alimentatie en andere uitkeringen zoals bv inkomensvervangende en integratietegemoetkoming, uitkeringen arbeidsongeval of beroepsziekten enz.

• Alle documenten die betrekking hebben op de huur van een woonst.
  Huurcontract, het betalingsbewijs van de huurwaarborg, het betalingsbewijs van de maandelijkse huur, de plaatsbeschrijving van de woonst, een kopie van de opzeggingsbrief met het ontvangstbewijs van het aangetekend schrijven, het betalingsbewijs van de eventuele schade... De periode van 5 jaar gaat in vanaf het stopzetten van de huurovereenkomst.

• Betalingsbewijzen van allerlei nutsvoorzieningen.
  Betalingsbewijzen van gas, elektriciteit, water, telefoon, gsm, internet en teledistributie

• Bankdocumenten en rekeninguittreksels.
  Let op: je dient ze langer te bewaren (10 jaar) indien ze gegevens bevatten die betrekking hebben op het aflossen van een schuld.
  Daarnaast zijn ze ook nuttig bewijsmateriaal als garantiebewijs voor bepaalde aankopen.
• Betalingsbewijzen met betrekking op honoraria (erelonen) en onkostennota’s van notarissen en advocaten.

3 jaar te bewaren

• Contracten, polissen en betalingsbewijzen van verzekeringspremies.
  De brandverzekering, de familiale verzekering, de autoverzekering. De 3 jaar gaat in te rekening vanaf de einddatum vermeld op de polis.
  Let op: deze termijn geldt niet voor de levens- of overlijdensverzekering. Hier bewaar je alles tot de begunstigden zijn uitbetaald.

• Kopie van opzegging van een verzekeringsovereenkomst.
• Post-assignatiestrookje waarmee het pensioen betaald wordt.

2 jaar te bewaren

• Betalingsbewijzen van medische kosten en ziekenhuisfacturen.
  Ereloonnota’s van dokters, kinesisten, tandartsen, apothekers enz. De bewaringstermijn gaat in vanaf het einde van de maand waarin deze zorgen verstrekt zijn.
  Nuttig tip: getuigschriften voor verstrekte hulp kan je tot 2 jaar na de zorgprestatie indienen bij je ziekenfonds om te laten uitbetalen.

• Aankoopbewijzen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, huishoudtoestellen of meubels.
  Nuttig tip: indien je binnen de 6 maand na de aankoop van een toestel met beperkte levensduur een mankement vaststelt, dan neemt men aan dat dit reeds van bij de aankoop aanwezig is.

• Facturen van een reisbureau.

1 jaar te bewaren

• Ontslagbrief.
  Met ontslagbrief bedoelen we zowel de brief van de werkgever die je ontvangt als wanneeer je zelf je ontslag indient. De bewaarperiode gaat in vanaf het einde van de opzeggingstermijn. Wordt de zaak aanhangig gemaakt bij de rechtbank, dien je uiteraard alles te bewaren zolang een vonnis of arrest niet in kracht van gewijsde is gegaan. Kracht van gewijsde betekent dat er geen beroep meer kan aangetekend worden.

• Jaarlijks overzicht van de groepsverzekering van je werkgever.
• Het bewijs van je verwarmingsinstallateur waarin deze verklaart dat je de schoorsteen en je ketel liet reinigen: dit attest is nodig voor je brandverzekering.

• Transportfacturen.

6 maand te bewaren

• Betalingsbewijzen van hotel- en restaurantkosten.

1 maand te bewaren

• De oproepingsbrief voor de verkiezingen.

Kasticket van de winkel.
Deze zijn nodig om het bewijs te leveren dat je de goederen in de winkel aankocht en dienen voorgelegd te worden om de goederen te kunnen ruilen in geval van schade of gebrek.