Hoe maak je een professioneel pdf document?

Wat is een PDF document?

PDF staat voor Portable Document Format. De naam zegt het meteen: het is een formaat dat je overal ‘meeneemt’. Het bestandsformaat is ontwikkeld door Adobe Systems in de jaren 90. PDF is een veelzijdig en betrouwbaar bestandsformaat dat wordt gebruikt voor het delen, opslaan en presenteren van documenten op een consistente en professionele manier. Het heeft een breed scala aan toepassingen, variërend van tekstuele documenten tot interactieve digitale publicaties.

De talrijke voordelen van PDF

1. Een PDF document ziet er op scherm, apparaat, besturingssysteem of printer overal hetzelfde uit. Het kan dus op alle platformen en apparaten bekeken worden, het is systeem- en platformafhankelijk.
2. Het is uitermate geschikt voor drukwerk, handleidingen, boeken, flyers, folders enz.
3. Het is niet eenvoudig om er wijzigingen in aan te brengen, wat zeer nuttig kan zijn voor officiële documenten, contracten, facturen enz.
4. Je kan een PDF beveiligen op talrijke manieren, met een paswoord, een handtekening e.d. meer.
5. Zowat elk programma (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Photoshop, Indesign, elke browser enz.) kan exporteren of afdrukken naar een virtuele PDF printer.
6. Een PDF kan gelezen worden door talloze gratis programma’s, waarvan Acrobat Reader het bekendste is.
7. PDF documenten zijn geschikt om elektronisch te ondertekenen.
8. Een PDF kan interactieve elementen bevatten, zoals hyperlinks, knoppen, formulieren en multimedia.

PDF's kunnen worden geoptimaliseerd om de bestandsgrootte te verkleinen zonder al te veel kwaliteitsverlies, wat handig is bij het opslaan of delen van documenten met grote afbeeldingen of grafieken.

Werkwijze

Het enige programma waarmee je echt alles kan wat met PDF te maken heeft, is het programma Adobe Acrobat (niet de Acrobat Reader, want die kan enkel lezen). Maar aangezien dit een duur programma is dat niet iedereen zich zomaar aanschaft, zeker niet als het professioneel niet nodig hebt, laten we dit terzijde.

Exporteren vanuit programma’s als Photoshop en Indesign is een studie op zich waard. Gezien vooral professionals hiermee werken, en deze (zouden moeten) weten hoe het moet, laten we ook dit buiten beschouwing.

Laten we ons concentreren op Microsoft Office.

Wat is de beste manier om vanuit een Office programma een PDF te maken?

Het voordeel hiermee is dat als je de werkwijze kent voor één programma (bijv. Word), het toepasselijk is voor elk ander Office programma (bijv. Excel, PowerPoint).

Laten we Word nemen. Er zijn 3 manieren om een PDF te maken vanuit Word.

1. De functie Virtuele PDF printer

Dit is de eenvoudigste manier, maar nogal rechttoe rechtaan. Doe CTRL-P (afdrukken) en kies in het lijstje met printers Microsoft Print to PDF. Veel instellingen heb je niet, zelfs niet onder het knopje Geavanceerd. Kies Afdrukken. Word vraagt je waar het bestand moet worden bewaard. Kies een locatie en klik op Opslaan. Klaar.

2. De functie Opslaan als PDF

Deze manier laat je toe om je PDF document te beveiligen:

• met een wachtwoord voor openen,
• met een wachtwoord voor wijzigen,
• tegen afdrukken,
• tegen wijzigingen.

Je kan zelf bepalen welke wijzigingen worden toegelaten.

Ga als volgt tewerk:

1. Kies Bestand > Opslaan als PDF.

2. Klik op Bewerkingen beperken.

3. In het volgende scherm kan je de beveiligingsbeperkingen instellen:

a. Een wachtwoord instellen om het bestand te openen.
b. Een wachtwoord instellen om het pdf bestand te wijzigen.
c. Afdrukken toestaan of niet.
d. Wijzigingen toestaan of niet.
e. Kopiëren van tekst en afbeeldingen toestaan of niet.

3. De functie Exporteren als PDF

Deze laatste functie laat je toe om indelingen van Word, zoals koppen, over te nemen in PDF.

1. Kies Bestand > Exporteren.

2. De bovenste functie Adobe PDF maken, is dezelfde als deze besproken hiervoor in puntje 2.

4. Kies PDF- of XPS-document maken.

5. Klik op de knop PDF of XPS maken.

6. Klik op de knop Opties.

6. Een zeer nuttige optie is Bladwijzers maken met: Koppen. Dit betekent dat er op basis van de koppen in je Word document een inhoudstafel wordt gemaakt in het PDF document. Ook hier kan je het document beveiligen met een wachtwoord.

7. Klik tot slot op de knop Publiceren.

8. Resultaat: links de navigatie in Word, rechts de navigatie met bladwijzers in PDF:

Wat met Google Documenten?

In Google Documenten kan je eenvoudig je document downloaden als pdf. Kies Bestand > Downloaden > Pdf-document (.pdf). Er zijn geen opties.

Conclusie

Microsoft Office biedt diverse opties om een document op te slaan in PDF formaat. Nog een laatste tip: zorg dat je document in Word voldoet aan de voorwaarden van goed vakmanschap qua lay-out, stijlen, koppen enz. Dan zal je een zeer professioneel document bekomen dat je zonder blikken of blozen kan delen met anderen, op je website, op social media.